2019年、私は当時勤務していた会社で、コミュニケーションに関する業務の非効率さに悩んでいました。メールや電話でのやり取りは時間がかかり、情報も埋もれがち。「メール見てくれました？」「え、見てない」「〇月〇日のメール見てくださいよ」・・・とこんなやり取りが日常化していました。そんな時、同僚から「Slack」というツールを紹介してもらったことから、この話ははじまります。
まずはあるある・・・導入の壁
最初は「また新しいツールを導入するのか…」と抵抗がありました。当時もいろいろな部署でいろいろなツールを勝手に使い、まったく統一されていなかったからです。しかし、試しに使ってみるとその便利さをすぐに実感しました。リアルタイムな情報共有、チャンネルによる整理など…まさに目から鱗でした。
導入にはチーム全体への説明や理解が必要、情報システム部の承認、使い方のトレーニングなど、いくつかの壁もありました。正直、めちゃくちゃ大変でしたし、めちゃくちゃ疲れました。でも、その苦労は報われます。Slack導入後、チームのコミュニケーションは劇的に改善され、業務効率も大幅に向上したためです。
Slackがもたらした変化
Slack導入による変化は以下の通りです。必要な情報が、必要な人に、必要な時にピンポイントで届けられるようになりました。もう、メールを探す無駄な時間をかける心配はありません。
意思決定のスピードが格段にアップ！
情報共有がスムーズになったことで、必要な情報を必要な人にタイムリーに届けられるようになりました。結果として、意思決定のスピードも劇的に向上。ビジネスチャンスを逃さない、まさに俊敏なチームへと進化することができました。
チームワークが自然と高まる！
Slackはチームのバーチャルオフィスのような存在だと思います。たとえテレワークをしていても、Slackを使うとコミュニケーションが活性化し、メンバー間の距離が縮まります。結果として、仕事がより楽しく充実したものへと変化しました。
Slackは社内だけでなく、社外スタッフや取引先とも利用できます。いちいち電話することなく、メールよりもリアルタイムにやり取りできるのもおすすめです！
業務効率が大幅に向上！
情報共有や意思決定の迅速化により、業務効率が大幅に向上しました。メールチェックに費やす時間も減り、本来の業務に集中できる時間が増えました。結果として限られた時間を有効活用し、成果を最大化できるようになりました。
おすすめの使い方4選
パソコンとスマホ両方で確認できて効率的
Slackはパソコンとスマホ両方で利用できるので、場所を選ばずに情報を確認できます。通勤時間や外出先でも最新情報をチェックしたり、一緒に働いているチームスタッフにメッセージを送信することができるのでとてもラクちん。
また、スマホで撮影した画像をSlackに送信しておくことで、あとでパソコンで画像を簡単に確認できるなど、シームレスに仕事することができます。
自分個人のチャンネルはメモがわり
Evernoteを使うとスマホとパソコンでメモを連携することができますが、Slackでもできます。自分個人のチャンネルに投稿することで、Slackをメモ代わりに使うことができるんです。後で確認したい情報や、アイデアなどを気軽に書き込んでおくと便利です。
“後でみる”ドッグイヤー（しおり）フラグを活用し、タスクを管理
メッセージに“後でみる”ドッグイヤー（しおり）的なフラグを立てることができます。今すぐできないけど、忘れちゃいそう・・・というような作業は”後で”フラグをつけておきましょう。タスク管理ツールとして活用することで、見落としを防ぎ、効率的に作業を進めることができます。
“あとで通知”機能を使って自分で自分にリマインドできる
“あとで通知”機能を使えば、自分で自分にリマインドを設定できます。リマインド時間も設定できるので、「3時間後」「翌日」など、必要なタイミングにセット。忘れたくないタスクや締め切りなどを、設定時間になると通知してくれるので、うっかりミスを防ぐことができます。人間は忘れる生き物ですからね・・・自分を信じすぎず、Slackに頼っています。
Slackの機能紹介
Slackにはいろいろな機能があります。正直、使いきれないくらい機能が盛りだくさんですが、その中でも私がよく使っている機能をご紹介します。
| 機能 | おすすめポイント |
|---|---|
| チャンネル | プロジェクトやテーマごとに情報を整理・共有できる メンバーを限定した秘密のチャンネルを作ることも可能 |
| メッセージ | テキスト、音声、ビデオ、ファイルなど、様々な形式でメッセージを送受信できる 送受信できる容量も大きく、動画などを送ることもできる |
| 検索機能 | 過去のメッセージやファイルを簡単に検索できる ※ただし、無料プランの場合は検索できる範囲が限られるので注意！ |
| アプリ連携 | Googleカレンダー、Salesforce、Dropboxなど、様々なアプリと連携できる |
| リアルタイム通知 | 最新情報をすぐに確認できる うっかりSlackを閉じている時でも、メッセージ受信があったことを知らせるメール通知機能あり。結構便利。 |
| マルチデバイス対応 | パソコン、スマホ、タブレットなど、様々なデバイスで利用できる |
| 多言語対応 | 日本語を含む25言語に対応 |
| 絵文字・GIFアニメーション | メッセージに絵文字でアクションすることが可能 絵文字登録可能なので、変なイラストを設定すると盛り上がりますよ |
まとめ
Slackは使い方次第で仕事効率を大きくアップさせることができると思います。また、働き方自体を変えることもできます。ちょっとオーバーに言うと、人生が変わるツール。今回紹介したおすすめの使い方を参考に、ぜひあなたに合った使い方を見つけてくださいね。
また、「こんな使い方ができるよ」ということがあれば、ぜひ教えてください。
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